7 طرق عملية لتنظيم وقتك وزيادة إنتاجك اليومي

24 يونيو , 2016

تنظيم الوقت واستغلاله كان وسيظل من وجهة نظري هدفًا صعب المنال لكثير منا، ماذا أفعل أولًا؟ وكيف يكون يومي منتجًا؟ وكيف أرتب الأولويات؟ وأسئلة أخرى كثيرة، سأعرض هنا سبع طرق فعالة وعملية وسهلة التطبيق للخروج بأفضل نتائج لاستغلال الوقت وتنظيمه:

1- ثلاث مهام أساسية:

خصص خمس دقائق من وقتك يوميًا لتحديد أهم ثلاث مهام في اليوم واحرص على إنجازها أولًا، فالإحباط الذي يواجه الكثير منا يكون غالبًا بسبب إعداد قوائم طويلة لا تنتهي من الإنجازات والتي تحتاج أسبوعًا على الأقل لإنجازها ناهيك عن يوم واحد، بينما ستوجه هذه القاعدة تركيزك ومجهودك نحو مهام معينة، مما يؤدي إلى إنتاجية أعلى.

تحديد المهام بناء على درجة نشاطك:

حدد أولًا أكثر الأوقات التي تكون فيها نشيطًا أثناء اليوم: الفترة الصباحية أو بعد الظهر أو الفترة المسائية، ثم قسم الأنشطة والمهام على هذا الأساس، احرص دائمًا على تخصيص الوقت الأكثر نشاطًا للمهام الأساسية والتي تحتاج تركيزًا أكبر، أما الأمور الثانوية فأجلها للساعات التي يقل فيها نشاطك.

2- تحديد المهام بناء على درجة نشاطك:

حدد أولا أكثر الأوقات التي تكون فيها نشيطا أثناء اليوم: الفترة الصباحية  أوبعد الظهر أو الفترة المسائية، ثم قسم الأنشطة والمهام على هذا الأساس . احرص دائما على تخصيص الوقت الأكثر نشاطا للمهام الأساسية والتي تحتاج تركيزا أكبر . أما الأمور الثانوية فأجلها للساعات التي يقل فيها نشاطك .

3- تقنية البومودورو:

وتعتمد على تحديد مهمة معينة وتقسيمها إلى مراحل، بحيث لا تتعدى كل مرحلة خمس وعشرين دقيقة، ويتم تنفيذ هذه التقنية كما يلي:

– اختيار العمل الذي تريد القيام به، وليكن أهم إنجاز لليوم.

– ضبط المؤقت ليرن كل خمس وعشرين دقيقة.

– البدء في العمل حتي ينتهي المؤقت.

– أخذ فترة راحة قصيرة لمدة خمس دقائق ثم استكمال النشاط مرة أخرى.

– عند كل أربع بروموداري (فترات عمل) تُؤخذ فترة راحة من عشر إلى خمس عشرة دقيقة.

– تساعد هذه الطريقة على تقسيم المهام بصورة أفضل، وترفع نسبة التركيز، وتبسط عملية التخطيط والتنظيم.

4- خرافة تعدد المهام:

إن فكرة القيام بأكثر من عمل أو مهمة في ذات الوقت لتحقيق أكبر قدر ممكن من الإنجازات واستغلال الوقت هي مجرد أسطورة لا صحة لها من الناحية العلمية، فعلى العكس تمامًا، إن محاولة التركيز على أكثر من مهمة في ذات الوقت يؤدي إلى التشتت ويطيل من المدة التي من المفترض أن يتم فيها إنجاز المهمة.

من جهة أخرى فإنه يمكن تطبيق قاعدة تعدد المهام في حالتين:

الأولى: أن تكون أحد المهمتين تلقائية ولا تحتاج إلى تركيز، كالمشي والكلام مثلًا، فالمشي عملية تلقائية لا تحتاج لأي نوع من التركيز أو الإتقان.

الثانية: أن تستخدم كل من المهمتين عمليات عقلية مختلفة كالقراءة والإستماع للأغاني على سبيل المثال، مع الوضع في الاعتبار أنه إذا احتوت الأغاني على كلمات فإن التركيز أثناء القراءة سيكون من الصعوبة بمكان.

5- استغلال الأوقات البينية:

كثيرًا ما تضيع أوقات الانتظار أو ركوب المواصلات هباءً، وهذه الأوقات أولى بالاستغلال خاصة في الأمور التي لا تتطلب تركيزًا كبيرًا ولكنها مهمة كذلك: ذكر الله، وقراءة القرآن، وقراءة الكتب، وأحيانًا تدوين قائمة بالمهام والإنجازات.

6- التزم بجدول ولا تحدد أمدًا:

بعضنا قد يحرص على تحديد موعد أو تاريخ لإنهاء مهمة ما بدلًا من تخصيص جدول زمني لها. فمثلًا، عوضًا عن تحديد تاريخ معين لإنهاء تأليف كتاب يكون أمده بعد ستة أشهر، فالأوقع هو تخصيص وقت محدد وبصورة يومية لكتابة عدد معين من صفحات الكتاب، ولنقل عشر صفحات يوميًا، هذه الخطوة ستسهم في إنهاء المهمة بشكل أسرع وبصورة عملية، من جهة أخرى، إذا حرصنا على تحديد تاريخ معين فحسب لإنهاء المهمة دون الحرص على أداء جزء منها يوميًا، فإن هذا قد يترتب عليه عدم الالتزام بها أو تأجيلها حتى يقترب الموعد المحدد، ويضيع الوقت هباءً منثورًا.

7- تقسيم المهام الكبيرة إلى عدة مهام صغيرة:

إذا عدنا لمثال تأليف الكتاب وافترضنا أن موضوع الكتاب سيدور حول كيفية تعلم أي لغة وإتقانها في فترة قصيرة، فإن هذا العمل يعد من المهام الكبيرة، وبالتالي يمكن تقسيمه إلى مهام أصغر تكون أكثر وضوحًا وبالتالي يسهل تنفيذها مثل:

– تحديد المراجع والكتب التي سيحتاجها الكاتب.

– جمع موضوعات مختلفة تتحدث عن إتقان اللغات.

– ذكر أمثلة لأناس تمكنوا فعلًا من إتقان اللغة وممارستها في فترة قصيرة.

– عرض الوسائل والطرق التي تساعد على تعلم اللغة وإتقانها.

– اقتراح عناوين لمواقع تساعد من يرغب بتعلم أي لغة.


المراجع:

entrepreneur

productivitymaster

lifehacker



شاركنا رأيك

مقالات متعلقة

أضف تعليقك