من منا لا يرغب في تنظيم الوقت ؟! ولكننا غالبًا مع نعاني مع فكرة التخطيط، لذلك في هذا المقال نقدم لك العديد من الأفكار التي تسهل عليك عملية التخطيط..
تنظيم الوقت بتطلب معرفتك بالخط الزمني:
على ورقة بيضاء، ارسم خطًا بطول الورقة في الوسط، مع ترك مكان للعنوان. وفي وسط الجزء العُلوي، حدد بدقة الهدف أو المشروع قيد الإنجاز، ولا بد من التحديد الدقيق لما تريد فعله. خذ مثلًا عبارة كــ: “تحسينات في غرفة المعيشة بحلول الشتاء”، وقارنها بأخرى أكثر تحديدًا: “إتمام ترتيب أثاث غرفة المعيشة، وطلاء الجدران، وتلميع المكتبات، وإصلاح أسلاك الهوائي، وشراء ستائر جديدة، بحلول الأول (1) من ديسمبر”. الخط الممتد من ذلك الهدف حتى أسفل الورقة، هو الخط الزمني لإتمام المَهمة، وهو الأول من ديسمبر.
والآن على ورقة منفصلة، فكك الهرم لمكعباته كما أسلفنا، بأن تكتب قائمة بكل المَهام المطلوبة لإتمام الهدف، كما تخطر في بالك بغير ترتيب:
1- شراء علب الدهان والتلميع
2- فرز المكتبات وتفريغها قبل التلميع
3- إزالة ورق الجدران القديم
4- استدعاء فني الكهرباء لإصلاح الهوائي
5- تصفح المجلات والكتيبات المختصة بالتصميم والديكور لاختيار نقوش الستائر… إلخ.
بعد أن تنتهي من تدوين كل ما يخطر في بالك أنك ستحتاجه، عد للورقة الأولى، ثم ارسم خطوطًا أفقية “شُرَط” ( – )، على طول الخط، كل واحدة منها تمثل إحدى المهام، وإلى جانبها تاريخ إنجازها. التواريخ مهمة، وإن كانت على سبيل التقريب، واترك بينها مساحات معتدلة إن حدث وتأخرت في إحداها.
مثال آخر: “إتمام سيرتي الذاتية باتباع قالب نموذجي بنهاية هذا الأسبوع ، 14 مايو”. هذا هو الهرم، ومكعباته يمكن أن تكون كما يلي:
1- القراءة عن أسس كتابة السيرة الذاتية المتميزة.
2- تصفح موقع الوظيفة التي ستتقدم إليها للتعرف على المواصفات التي تبحث عنها.
3- تصفح الإنترنت بحثا عن “قوالب” أو تصميمات جاهزة.
4- إعداد قائمة بمهارات العمل المتوفرة لديك، وكذا وظائفك السابقة إن وجدت.
5- إعداد المسوَّدة الأولى.
6- اطلاع أحد سابقي الخبرة في هذا المجال على مسودتك.
7- تنقيح المسودة، وإعداد السيرة للطباعة.
نَجِّم أهم الأعمال:
إذا كنت تفضل أن تقسم جدولك حسب أوقات اليوم: (صباح، ظهر، مساء)، فضع نجمة إلى جانب أكثر الأعمال أهمية. إذا شعرت بأن الوقت يمضي سراعًا، أو أنك لست في أنشط أحوالك، فركز جهدك على إتمام تلك المهام المنجومة فحسب، لأن ذلك سيعطيك شعورًا كبيرًا بحسن الإنجاز على قلته.
صَنَّف وامزُج:
تعتمد هذه الطريقة على تصنيف الأعمال إلى: “يومي، روتيني، هام، عاجل، ممتع”، ويمكنك إضافة أي تصنيفات أخرى كيفما تشاء. بخِلاف الأعمال الهامة، يمكنك أن تمزُج بين عملين من التصنيفات الأخرى، لتوفر الوقت، أو تجعل مَهمة أكثر إمتاعًا. فإذا كان الروتين المنزلي يقتضي أن تقوم بالتنظيف اليوم، لم لا تضيف شيئًا من قائمة المتعة؟ كأن تستمع إلى محاضرة أو كتاب مسموع. أو تقوم بشيء عاجل لا يتطلب التفرغ، كمكالمة هاتفية، أو تحميل من على الإنترنت.
ولمزيد من الدقة، أفضل أن يكون في جدولي تصنيف لـ “لأعمال البينية”، أضع فيها مثل تلك المهام التي لا تتطلب التفرغ بل التشارك مع أخرى، وما يتبقى في التصنيفات الأخرى – حتى الممتع والعاجل – هو مما يتطلب التفرغ له وحده، كالكتابة أو القراءة، أو إتمام تقرير مدرسي لليوم التالي.
اطلع على
خطط الإنجاز من الورق للتفعيل: 6 مفاتيح صغيرة لتنفذ خططك الكبيرة
لكل وقت قائمة!
بداية، اكتب على ورقة بيضاء كبيرة كل الأهداف والمشاريع التي تخطر على بالك، وتود إنجازها، سواء بدافع شخصي أو التزام خارجي، واكتبها كما تتورارد على فكرك بغير ترتيب محدد. وهذه القائمة هي القائمة “الأم”، التي سنقسمها بعد ذلك إلى أبنائها الأصغر. بعد أن تنهي القائمة الأم، اختر منها اثنتين أو ثلاثة لكل قائمة مما يلي، عملًا بقاعدة عدم حشد الأهداف دفعة واحدة:
– قائمة مهام اليوم.
– قائمة أوقات الانتظار الأوقات البينية.
– قائمة المهام المؤجلة ليوم تنظيف الصغائر.
– قائمة “لاحــقــًا”: للمهام التي تخطر في بالك أثناء تنفيذ مهام اليوم، وذلك لتركز جهودك على عمل اليوم، بغير أن تقلق تفكيرك بمهام أخرى تخطر بين الحين والآخر، فتُزحِمها في جدول اليوم خشية أن تنساها. وكل ما سبق يجمع بين ما هو شخصي وما هو التزام خارجي أو حقوق للغير.
– قائـــمـــة الأهداف طويلة الأمد المشروعات الكبيرة: وهي مقصورة على مشروعاتك الشخصية (والتي يكون “الخط الزمني” أنسب طرق التخطيط لها).
وهكذا، تظل القائمة الأم بحوزتك، تضيف إليها أحلًاما جديدة، أو تحذف أهدافًا لم تعد تريد تحقيقها. وفي كل مرة تنهي مهام إحدى القوائم الصغيرة، تعود للقائمة الأم لتتخير منها صغارًا جددًا تملؤها بها!
اطلع على
فيروس التسويف (1): مداخل العدوى
قائمة الانتظار / البينيات
في كل مرة لا تفعل شيئًا بحجة أنك “تنتظر … “، اجعلها عادتك أن تضيف “وحتى ذلك الحين”. إن أوقات الانتظار لهي من أكثر الأوقات المتكررة والمهدرة في عمرنا. وهي كذلك أكبر مُعين على الإنجاز، لو أحسنّا استغلالها.
احمل مصحفك، استصحب أذكارك، خذ كتابك المفضل أو رواية لم تكملها، حمّل محاضرات بصيغة إم بي ثري تتمنى أن تسمعها منذ زمن، ولم يتيسر لك التفرغ لها، واشرع فيها كلما لاح انتظار. اجعل لديك قائمة جاهزة بأنشطة الانتظار، كتلك التي ذكرناها.
وفي المرة القادمة التي تقول فيها “إنني أنتظر دوري في العيادة”، لا تنس أن تكمل: “وحتى ذلك الحين أستأنف ختمة القرآن” أو “وحتى ذلك الحين أستمع لمحاضرة على هاتفي المحمول أو جهاز الإم بي ثري”، أو ” وحتى ذلك الحين أستمتع بقراءة رواية”.
اطلع على
فيروس التسويف (2): مفاتيح التعافي
قائمة الصغائر
سبق وتحدثنا عن تلك الأوقات التي تشعر فيها بالخمول، وعن تلك المهام الصغيرة المؤجلة لفترة طويلة، لأنها لا تبدو بتلك العجلة، ككتابة خاطرة، أو مكالمة أقاربك، أو تنظيف مكتبك، أو ترتيب غرفتك، أو خياطة أزرار إحدى القمصان.
ما رأيك بدل أن يكون كل من هذين مشكلتين مقلقتين، أن نضعهما في مواجهة بعضهما، فتصير كل منهما حلًا للأخرى؟ من المهم وأنت تعد قوائمك، أن يكون لديك واحدة مخصصة للأنشطة الصغيرة والأعمال البينية، كقائمة الأهداف الكبيرة وأوقات الفراغ.
اطلع على
7 طرق عملية لتنظيم وقتك وزيادة إنتاجك اليومي
قائمة مَهام اليوم
في جدول قائمة مهام اليوم، يُستحسن أن تحدد بدقة ما تريد فعله. فبدلًا من “هدية لزوجتي”، اكتب “شراء هدية لزوجتى بعد توصيل الأولاد” ؛ وبدل “كي القميص”، اكتب “كي القميص بعد درس الأحياء”. وهذه الطريقة لمن يومه مقيد بمواعيد خارجية، كمواعيد العمل أو الذهاب للكلية، أو التنقل بين المحــافظـات، بحيث لا يسهل عليه تحديد ساعة التفرغ لكل عمل على وجه الدقة.
والطريقة الثانية لمن يومه يسير وفق ترتيبه الخاص، كالطالب المنتسب لكلية أو يدرس من المنزل، أو من له عمل يديره عبر الإنترنت حدد، وهي أن تحدد لكل مَهمة ساعتها، مثلًا: إنهاء درس النحو س: 4.00 – 5.00، متابعة برنامج: س: 2.30 – 3.45. ويمكنك التحديد بمواقيت الصلاة (مع ذكر الساعة كذلك): قبل الظهر، بين الظهر والعصر، بين المغرب والعِشاء، بعد العِشاء.
وعمومًا، يفَضل ترتيب المَهمات حسب أولويات القيام بها، ليكون الانتقال من واحدة إلى أخرى متدرجًا ومنظمًا، وهذا يعطي شعورًا رائعًا بالإنجاز. وكلما كنتَ منظمًا ودقيقًا – بلا إفراط في القلق أو التدقيق – كلما ارتفع معدل إنجازك. ولا تنس السَّعَة في توزيع الأوقات، بحيث تترك فراغات كافية لما يجد بين عمل والذي يليه، حتى لا يرتبك جدولك بالكامل، إذا استغرق عمل أكثر مما كنت تتوقع. وإذا أحببت، يمكن أن تكون تتسع قائمتك لتشمل الأعمال الروتينية اليومية وليس فقط مشروعاتك الخاصة.
وقد وجدت استعمال مفكرة لكل شهر سنة أفضلَ من أوراق منفصلة لكل يوم. لأن هذا يُعين على تتبع الإنجاز ، وكذلك مواطن الخلل إذا لم يُنجَز نفس العمل لعدة أيام مثلًا، فإما أن أتركه بالكلية إذا لم يــكن بتلك الأهمية فعلًا، أو أشرع في أدائه فورا لقطع رهبة البدء وإغراء التسويف!
طريقة البومودورو.. ربما هي الحل لمشكلتك مع الوقت!
